FAX App: Send Faxes from Phone

Analyse av Appwesome

Jeg synes mobilfaks er mest nyttig når et skjema eller en signert side må sendes raskt, men jeg ikke er i nærheten av en faks maskin. FAX App: Send Faxes from Phone er laget for den typen jobbrelaterte ærend: den gjør telefonen til et praktisk mellomledd mellom et papirdokument og en mottaker som fortsatt bruker faks. Den er gratis å laste ned, men sending kan innebære kjøp i appen, så jeg ville sett på den som et verktøy for behovet der og da, ikke automatisk som en gratis, ubegrenset fakstjeneste.

En mobil løsning for et gammelt arbeidsbehov

Det som gjør en faksapp relevant, er ikke at den erstatter alle dokumentverktøy, men at den løser en bestemt floke: et kontor, en klinikk eller en offentlig instans ber om faks, mens du bare har mobilen tilgjengelig. I slike situasjoner er det nyttig å kunne arbeide med et dokument på telefonen i stedet for å lete etter en fysisk maskin eller utsette saken til senere.

Appen er utviklet av Municorn og ligger i kategorien jobbrelaterte apper. Den har et gjennomsnitt på 4,3 fra rundt 66 000 vurderinger og er installert over én million ganger. Det forteller meg at mobilfaks er et reelt behov for mange, men et høyt antall brukere er ikke i seg selv en garanti for at hver sending passer til alle mottakeres krav. Jeg ville fremdeles kontrollert at dokumentet er leselig og at nummeret er riktig før jeg sender.

Rask arbeidsflyt – med et viktig kontrollpunkt

Fra det øyeblikket jeg lastet ned appen, ble jeg imponert over hvor enkel den er å bruke. Interface er superintuitiv, og du trenger ikke være teknisk anlagt for å komme i gang. Bare åpne appen, ta et bilde av dokumentet du vil fakse, skriv inn mottakerens nummer, og trykk send. Det er virkelig så enkelt som det høres ut!

Det er også verdt å merke seg at appen integrerer seg sømløst med telefonens kamerafunksjoner, noe som gjør at du kan ta bilder direkte i appen. Dette er spesielt nyttig når du har bråttom og trenger å fakse et dokument raskt.

Jeg ville likevel ikke sendt det første kamerabildet uten å se det nøye over. Legg arket flatt, få med alle hjørnene, og pass på at skygger eller en bøyd kant ikke skjuler tekst. Et praktisk grep er å fotografere siden på nytt hvis liten skrift ser uklar ut på skjermen. Det tar noen sekunder ekstra, men kan spare deg for å måtte sende dokumentet om igjen eller forklare mottakeren hva som står der.

For en travel hverdag kan arbeidsflyten være enkel: Du får beskjed om å sende et signert skjema mens du er på farten, finner papiret i vesken, fotograferer det og legger inn mottakerens faksnummer. Før du trykker send, sjekker du at siden ikke er beskåret og at nummeret stemmer med instruksjonen du fikk. Slik blir appen nyttig som en reservekanal, særlig når forsinkelsen ved å vente til du kommer tilbake til kontoret ville vært større enn bryet med å gjøre en kontroll på mobilen.

Dokumenter fra telefonen og andre kilder

En av de tingene jeg virkelig setter pris på med FAX App: Send Faxes from Phone, er fleksibiliteten den tilbyr. Ikke bare kan du sende faks til hvilket som helst nummer i verden, men du kan også importere dokumenter fra skyen, som Google Drive eller Dropbox. Dette gjør det utrolig enkelt å sende dokumenter du allerede har lagret digitalt.

Appen støtter også en rekke filformater, inkludert PDF, DOC, JPG og mer. Dette gjør det til et allsidig verktøy for alle slags dokumentfaksing.

For meg er det særlig nyttig å velge en eksisterende PDF når originalen allerede er digital. Da slipper jeg et ekstra fotografi, og teksten kan være lettere å lese enn på et bilde av en utskrift. Hvis dokumentet består av flere sider, ville jeg først kontrollert rekkefølgen og at ingen side mangler i filen. Det er en liten forberedelse som er lett å overse når man har hastverk, men feil rekkefølge kan gjøre en ellers vellykket sending forvirrende for mottakeren.

Dette er også et sted der mobilfaks skiller seg fra e-post. For en mottaker som ber uttrykkelig om faks, hjelper det lite at PDF-en er enkel å sende som vedlegg; kanalen må passe til mottakerens rutine. Om mottakeren godtar e-post, er vanlig deling ofte mindre omstendelig. Jeg ville derfor brukt faksfunksjonen når den faktisk løser et krav, ikke som standardmåte å sende alle dokumenter på.

Status, trygghet og hva jeg ville kontrollert

En av de største bekymringene folk har når det kommer til å sende faks fra mobilen, er sikkerheten. Jeg var derfor glad for å se at appen har flere sikkerhetsfunksjoner på plass. Alle fakser sendes over en sikker linje, noe som gir ekstra trygghet.

Det er også et sporingssystem innebygd i appen som lar deg se statusen for faksene dine, slik at du alltid vet om de har blitt vellykket sendt. Dette er en funksjon jeg virkelig satte pris på, da det gir en ekstra lag av pålitelighet.

Statusvisning er mest verdifull når du må kunne følge opp en konkret oppgave. Jeg ville tatt vare på informasjonen om sendingen mens saken fortsatt er aktuell, og kontaktet mottakeren hvis dokumentet er tidskritisk og statusen ikke gir meg nok trygghet. En indikasjon på at en sending er behandlet, er nyttig, men erstatter ikke alltid bekreftelse på at riktig person har mottatt og kan lese innholdet.

Ved dokumenter med personopplysninger ville jeg dessuten dobbeltsjekket mottakernummeret og mottakerens navn før sending. Det er et enkelt, men viktig kontrollpunkt ved enhver faks, også når appen gjør selve prosessen rask. Hvis dokumentet er svært sensitivt eller virksomheten min har bestemte regler for hvordan det skal sendes, ville jeg fulgt disse rutinene framfor å anta at en mobilapp automatisk er godkjent for formålet.

Kostnad, bruksmønster og alternativer

Et av spørsmålene jeg alltid har når jeg prøver ut nye apper, er om det er verdt pengene. Med FAX App: Send Faxes from Phone trenger du ikke å bekymre deg for høye kostnader. Appen tilbyr en rekke forskjellige betalingsplaner, inkludert en pay-as-you-go modell som er perfekt hvis du bare trenger å sende en faks i ny og ne.

Det er også alternativer for månedlige og årlige abonnementer hvis du har behov for å sende fakser mer regelmessig. Dette gjør appen til en kostnadseffektiv løsning for både enkeltpersoner og små bedrifter.

Her ville jeg likevel sett nøye på betalingsvalget før jeg bestemte meg. Appen er gratis, men kjøp i appen faktureres via Play i et spenn fra 65 kroner til 929 kroner. Det er et stort nok spenn til at det lønner seg å lese hva det valgte alternativet omfatter i kjøpsbildet og tenke over hvor ofte man faktisk sender. En person som bare trenger å få avgårde ett dokument, bør vurdere om en enkeltbetaling passer bedre enn en løsning som forutsetter gjentatt bruk.

Sammenlignet med en fysisk faks maskin slipper du å være på et bestemt kontor, men du må fortsatt ha et tydelig dokument, riktig nummer og en betalingsløsning som passer bruken. Sammenlignet med en vanlig skannerapp er forskjellen at målet her er å sende via faks, ikke bare gjøre papiret om til en fil. Og hvis mottakeren godtar e-post, kan e-post være et enklere alternativ uten at du trenger en egen faksflyt. Jeg ville valgt verktøy etter mottakerens krav, ikke etter at alt kan gjøres fra samme telefon.

Appen passer best for folk som av og til må sende jobbpapirer fra mobilen, små virksomheter uten en faks maskin i nærheten, eller personer som håndterer papirarbeid mens de er på reise. Den passer dårligere for dem som aldri møter faks som krav, eller som trenger en fast, omfattende dokumentarbeidsflyt med tydelige interne godkjenninger. I sistnevnte tilfelle kan en løsning virksomheten allerede har godkjent være et tryggere valg enn å innføre en personlig app på egen hånd.

Hvem den passer for – og hva som fortsatt gjenstår

FAX App er PEGI 3, kom ut 10. mai 2018, og den nåværende versjonen er 3.28.0. At appen fortsatt har en oppdatert versjonslinje, gjør den aktuell å vurdere for dagens Android-brukere; den krever Android 8.0 eller nyere. Jeg ser dette som praktisk informasjon før installasjon, ikke som bevis på at alle arbeidsflyter har endret seg eller at hver bruker vil merke en bestemt ny funksjon.

Det viktigste for eksisterende brukere er derfor å vurdere appen ut fra den konkrete jobben de skal gjøre: kan dokumentet åpnes, er siden leselig, og får de valgt en betalingsmåte som gir mening for hvor sjelden eller ofte de fakser? Jeg ville også kontrollert at telefonen oppfyller systemkravet før jeg planla en viktig sending. Det er bedre å oppdage et kompatibilitetsproblem på forhånd enn når et skjema må inn samme dag.

For en førstegangsbruker er det naturlig å lure på om man kan bruke appen uten å betale. Nedlasting er gratis, men selve sendingen kan være knyttet til kjøp i appen, så jeg ville ikke regnet med at alle faksbehov dekkes uten kostnad. Et annet praktisk spørsmål er om det går an å sende et dokument som allerede ligger digitalt; støtte for blant annet PDF og import fra skylagring gjør det mulig å unngå fotografering når kilden allerede er en fil. Og for den som lurer på om appen passer til papir, er kameraflyten nettopp nyttig når dokumentet bare finnes fysisk.

Det er likevel ikke et verktøy jeg ville anbefalt ukritisk til alle. Hvis du trenger å motta store mengder faks, organisere dokumenter for et team eller følge et bestemt regelverk for sensitive papirer, bør du først undersøke om appen dekker akkurat den arbeidsflyten dere må følge. Den er mest overbevisende som en praktisk måte å sende et avgrenset dokument på, ikke som en full erstatning for alle kontorets systemer.

En nøktern vurdering av mobilfaks

Alt i alt må jeg si at jeg er imponert over hvor godt FAX App: Send Faxes from Phone fungerer. Den er brukervennlig, fleksibel, sikker, og ikke minst kostnadseffektiv. Hvis du, som meg, fortsatt har behov for å sende fakser i blant, er denne appen et solid valg.

Så, hvis du finner deg selv i en knipe uten faks maskin, vet du nå hvilken app du bør vende deg til. Det har i hvert fall gjort livet mitt litt enklere, og jeg er sikker på at det vil gjøre det samme for deg!

Min anbefaling er likevel å bruke den målrettet: gjør dokumentet klart først, kontroller mottakeropplysningene, og velg betaling med tanke på faktisk bruk. Når oppgaven er en enkelt faks og alternativet er å lete etter en maskin, er mobiltilnærmingen svært praktisk. Når mottakeren godtar en vanlig digital fil, eller arbeidet krever strengere kontroll enn en enkel sending, ville jeg valgt den kanalen som passer bedre. Det er den forskjellen som avgjør om appen blir en nyttig reserve i telefonen eller bare enda et verktøy man ikke trenger.